BLOG

Tại sao email bị liệt vào Spam và làm thế nào để gửi mail vào inbox?

0 Shares
0
0
0

Bộ lọc thư rác không cần biết ý định của bạn là gì và chúng chỉ dựa vào cách bạn tuân thủ các quy tắc về email marketing. Nếu bạn có những hành vi tương tự như một spammer (người gửi thư rác), bạn cũng có thể bị xem là một trong số họ và email của bạn sẽ ngay lập tức bị gửi đến hòm thư rác.‌

Bạn cố gắng sửa một vài thứ để khắc phục sự cố spam và đôi khi điều đó lại khiến tình hình trở nên tồi tệ hơn. Điều này sẽ xảy ra nếu bạn không biết phải xem xét những gì khi xác định nguyên nhân khiến email của bạn bị liệt vào spam.‌

Để đối phó với vấn đề SPAM email, Nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) và Nhà cung cấp Email inbox (như Gmail, Yahoo Mail, AOL, v.v.) dựa vào Spam filters, Firewalls và Blacklist để giữ cho hộp thư đến của bạn luôn sạch.‌

Bài viết này sẽ liệt kê cho bạn 7 lý do chính khiến email của bạn bị gửi đến hòm thư rác và cách để giảm thiểu nguy cơ này:‌

1. Nội dung email giống thư rác

Các từ khóa mà bạn sử dụng cho tiêu đề và trong nội dung email

Cần tránh sử dụng những từ khóa spammy. Đây là những từ đã được phân loại là quá lôi kéo, nhếch nhác hoặc gợi lên cảm xúc tiêu cực, ví dụ như Miễn Phí, Khuyến mãi, Giảm giá,… ‌

Với các công nghệ phức tạp như AI và Machine Learning, ISP có thể quét từng email để xác định xem đó có phải là spam hay không.‌

Lỗi chính tả

Việc email có những lỗi chính tả không chỉ chứng tỏ sự không chuyên nghiệp mà nó còn là một dấu hiệu của hành vi spam. Những lỗi chính tả nhỏ có thể rất dễ bị bỏ qua khi bạn tự viết email và tự kiểm tra. Tuy nhiên sẽ có những kiểu lỗi chính tả và sai ngữ pháp phổ biến bạn cần lưu ý.‌

Vì vậy, muốn tránh spam filters thì sau khi soạn nội dung email và tước khi gửi đi, bạn phải nhớ kiểm tra lại các lỗi chính tả.‌

Một số lưu ý khác khi viết email

Không nên VIẾT HOA/ in đậm/ in nghiêng toàn bộ tiêu đề và nội dung.

Không nên dùng quá nhiều font chữ, cỡ chữ, màu sắc. Màu chữ không nên gần giống màu nền email.

Không nên sử dụng nhiều ký tự đặc biệt, ký tự thừa, dấu chấm than, chấm hỏi,…

2. Thiết kế email không tuân theo các giao thức

Cách sử dụng hình ảnh

Một số người dùng không cho phép tải hình ảnh trong email. Vì vậy, hình ảnh trong email của bạn sẽ không hiển thị khi họ nhận được mail, làm cho email của bạn trông như là spam và sẽ bị đánh dấu là spam. Spam filter sẽ tiếp nhận phản hồi này và trong một khoảng thời gian sẽ bắt đầu đánh giá và liệt các email có chữ ký tương tự vào spam mail. Vì vậy, không nên dùng quá nhiều hình ảnh, hình ảnh quá to, dung lượng lớn. Hạn chế gửi mail chỉ có một hình ảnh lớn, không có hoặc rất ít text.‌

Thiết kế email không tương thích với mọi thiết bị

Hầu hết mọi người đều sử dụng thiết bị di động để check mail vì sự thuận tiện của nó, do vậy khả năng người dùng đánh dấu email của bạn là SPAM sẽ tăng lên nếu email không được hiển thị đúng cách. Bạn nên sử dụng công cụ thiết kế email tương thích với các thiết bị di động. ‌

Sử dụng iframe tag, flash, biểu mẫu HTML, thẻ HTML không được hỗ trợ, CSS attributes, javascript

Email HTML không giống như web HTML‌.

Có rất nhiều thẻ HTML và CSS attributes không được hỗ trợ bởi các email clients (như Microsoft Outlook). Các dạng form đăng ký gần như không được hỗ trợ trong các email vì nguyên nhân rủi ro bảo mật. Thay vào đó hãy đặt một nút kêu gọi hành động (CTA) hoặc một liên kết dẫn đến trang đích (landing page) có chứa form đăng ký đó trong phần nội dung email.‌

Hầu hết các email clients không hỗ trợ nội dung flash vì nó được coi là không an toàn cho một thứ nhạy cảm như email. Bạn có thể sử dụng GIF như một giải pháp thay thế để làm cho email của bạn hấp dẫn hơn.‌

Thiếu các yếu tố quan trọng của email

Nếu email của bạn thiếu một trong các yếu tố sau: Tên người gửi, Tiêu đề, nội dung email, plain – text version, và công cụ email marketing mà bạn sử dụng không có cơ chế check lại hay thông báo về sự thiếu sót thì chắc chắn email của bạn sẽ đến thẳng hòm thư spam.‌

3. Vi phạm Spam laws

Hãy đảm bảo rằng mọi email gửi đến khách hàng đều có cách để chọn opt-out bằng việc sử dụng Unsubscribe link.‌

Thông thường các liên kết hủy đăng ký thường được đặt ở footer, nhưng bạn cũng nên đưa nó vào header. Việc này không phải do luật quy định bắt buộc nhưng các nhà cung cấp dịch vụ email như Gmail coi đây là yếu tố quan trọng để xác định danh tiếng người gửi.‌

Các vấn đề về HTML

HTML được code một cách cẩu thả hay bị hỏng sẽ khiến cho email trở nên khó tiếp cận vì hình thức, giao diện, bố cục đều đã bị lỗi hết, gây cảm giác khó chịu cho người đọc, và họ sẽ không ngần ngại report spam ngay lập tức.‌

Một vấn đề nữa, đó là nhiều marketers thường copy nội dung từ các ứng dụng như Micrsoft Word, Excel, Powerpoint, … khi đó, rất nhiều định dạng hoặc các ký tự lạ sẽ được thêm vào email mà bạn không thể kiểm soát được. Spam filters cũng rất sẽ cảnh giác với điều này. Vì vậy bạn nên sao chép nội dung của sang một trình soạn thảo văn bản thuần túy để loại bỏ tất cả các ký tự như vậy.‌

Tệp đính kèm không an toàn hoặc là tệp tin nhị phân

Những kẻ lừa đảo sử dụng thư rác thường xuyên dùng kỹ thuật này để lấy cắp dữ liệu của bạn. Bạn sẽ thấy một cảnh báo trong Gmail như thế này:

Enter a caption for this image (optional)

4. Độ tương tác kém

Danh sách khách hàng có inactive member

Nếu có phần lớn khách hàng thường xuyên không mở email của bạn, các nhà cung cấp dịch vụ email có lý do chính đáng để tin rằng email được gửi từ domain này đã không còn mang lại giá trị nữa. ‌

Không có ích gì khi gửi email cho một khách hàng không mở email của bạn. Bạn không chỉ lãng phí tiền của mình mà còn khiến cho domain reputation yếu đi. Bạn nên lược bớt danh sách nhưng khách hàng ít tương tác và nuôi dưỡng danh sách khách hàng có chất lượng hơn với tỉ lệ tương tác cao hơn để duy trì uy tín của domain.‌

Danh sách khách hàng chưa đăng ký

Việc gửi email đến những khách hàng chưa đăng ký sẽ dẫn đến tình trạng spam report và email bounce với tỉ lệ cao. Vì vậy, bạn nên tránh mua danh sách khách hàng hoặc tìm kiếm các email trên internet vì sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của thương hiệu. ‌

Bên cạnh đó, hành vi mua danh sách khách hàng còn vi phạm GDPR, đạo luật CAN-SPAM 2003, và tại Việt Nam, nghị định 90 đã quy định rõ: Việc mua hoặc bán danh sách địa chỉ email không được sự cho phép của người nhận là phạm pháp. Hành vi này sẽ bị xử phạt hành chính rất nặng‌

Không sử dụng double opt-in confirmation

Bằng cách sử dụng phương pháp xác nhận kép, khả năng có các địa chỉ spam trong danh sách sẽ giảm đáng kể, giúp bạn tránh mọi bẫy spam và bảo vệ sender reputation. Ngoài ra, một danh sách các địa chỉ email đã xác nhận kép sẽ đem lại tỷ lệ spam report thấp hơn, tỷ lệ unsubscribe thấp hơn, tỷ lệ phản hồi cao hơn, và tỷ lệ bounce thấp hơn.‌

Địa chỉ emai gửi không đúng định dạng

Tránh việc thường xuyên thay đổi trường địa chỉ email gửi đi và tránh những kiểu email lạ như abc@gobysend.com hay xyz123@gobysend.com. Bạn nên sử dụng những đại chỉ email đáng tin cậy như info@gobysend.com hay support@gobysend.com. Khi một người dùng nhận được email từ một địa chỉ mail mà kỳ lạ như vậy, họ sẽ băn khoăn về mức độ an toàn của email và chắc chắn sẽ report spam ngay, điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến domain và IP reputation)‌

5. Domain reputation yếu

Danh tiếng tên miền đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến tỉ lệ email được gửi thành công đến inbox của khách hàng.‌

Sử dụng địa chỉ email miễn phí làm địa chỉ gửi

Các email có đuôi miễn phí như @gmail.com, @yahoo.com, @live.com, v.v… thường sẽ bị đánh giá thấp hơn so với các email đến từ các email có tên miền chứng thực. ‌

Khối lượng email không ổn định

Đây là một hành vi điển hình của spammer. Việc thay đổi đột ngột số lượng email gửi đi luôn bị coi là điểm đáng ngờ. Lượng email gửi đi nên được kiểm soát, sự thhay đổi vẫn có thể chấp nhận được nhưng nên là sự tăng dần đều chứ không nên là sự gia tăng đột biến.‌

Email bị người dùng report spam

Mỗi khi người dùng report spam, domain reputation của bạn sẽ bị ảnh hưởng. Bạn nên lược bớt danh sách email đã thực hiện report spam ngay từ lần đầu tiên để đảm bảo bạn sẽ không gửi lại email cho những người này trong chiến dịch sau giúp báo vệ domain reputation.‌

6. IP Reputation yếu

IP reputation là địa chỉ IP của server gửi email. Nếu là IP mới, cần thời gian 3-6 tháng để buil reputation, gọi là “warm up”. Nếu IP đã bị rơi vào blacklist, các email gửi từ đây cũng rơi vào spam box và không được khách hàng để ý đến. Sẽ mất thời gian để cải thiện vấn đề này.‌

Nếu đi thuê bên ngoài gửi email, cần check xem IP, server và cách configure Mail Transport Agent và SMTP server của họ có tốt hay không.‌

Một số lý do khiến cho email có thể bị liệt vào spam là do:‌

  • Warm up IP không đúng cách
  • IP Server không được cấu hình đúng cách
  • Không có TLS Authentication
  • IP không có Return Path Certificate
  • Email gửi hoặc email nhận phản hồi không có hộp thư đến

Nguồn: sendx.io, vinahost.vn, linkedin.com


0 Shares
Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You May Also Like